Job Description
**Position Responsibilities:**
+ Provide full spectrum of executive secretarial and administrative support to the senior executives including scheduling meetings, coordinating travel bookings and organizing regional countries activities/ events
+ Organize meetings, prepare agendas and proactively follow up on action items
+ Coordinate meetings through email communication with external parties, including corporates, public institutions and regulators
+ Prepare expenses reports, claims and reimbursement
+ Compile reports and assist on presentation preparation in a professional manner
+ Meeting minutes taking as required
+ Serve as a liaison among regional teams, global teams and various departments, ensuring effective communication and coordination to align business goals and regulatory requirements
+ Coordinate with internal and external stakeholders to gather information and follow on action items
+ Screen and prioritize incoming and outgoing communications, ensuring the proper handling of confidential documents
+ Assist with personal matters for senior executives as assigned
+ Provide support to office administration, departmental initiatives, departmental events/ activities and other ad hoc duties as required
**Required Qualifications:**
+ Experience working in banking/ FIG industries under a fast-paced environment
+ Minimum 5-8 years' relevant experience in supporting leadership team with formal secretarial training
+ Excellent in both written and spoken English and Chinese including Putonghua
+ Proficiency in software applications (MS Word, Excel, PowerPoint and Chinese word processing)
+ Strong organizational skills and attention to detail
+ Excellent communication and interpersonal abilities.
+ Able to work independently and multitasking, with initiative and flexible with good working attitude
+ Demonstrate in a proactive and “can-do” attitude
+ High professional standard of integrity and confidentiality
When you join our team:
• We’ll empower you to learn and grow the career you want.
• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.
**Acerca de Manulife y John Hancock**
Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com .
**Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades**
En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente.
Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a [email protected] .
**Modalidades de Trabajo**
Híbrido
+ Provide full spectrum of executive secretarial and administrative support to the senior executives including scheduling meetings, coordinating travel bookings and organizing regional countries activities/ events
+ Organize meetings, prepare agendas and proactively follow up on action items
+ Coordinate meetings through email communication with external parties, including corporates, public institutions and regulators
+ Prepare expenses reports, claims and reimbursement
+ Compile reports and assist on presentation preparation in a professional manner
+ Meeting minutes taking as required
+ Serve as a liaison among regional teams, global teams and various departments, ensuring effective communication and coordination to align business goals and regulatory requirements
+ Coordinate with internal and external stakeholders to gather information and follow on action items
+ Screen and prioritize incoming and outgoing communications, ensuring the proper handling of confidential documents
+ Assist with personal matters for senior executives as assigned
+ Provide support to office administration, departmental initiatives, departmental events/ activities and other ad hoc duties as required
**Required Qualifications:**
+ Experience working in banking/ FIG industries under a fast-paced environment
+ Minimum 5-8 years' relevant experience in supporting leadership team with formal secretarial training
+ Excellent in both written and spoken English and Chinese including Putonghua
+ Proficiency in software applications (MS Word, Excel, PowerPoint and Chinese word processing)
+ Strong organizational skills and attention to detail
+ Excellent communication and interpersonal abilities.
+ Able to work independently and multitasking, with initiative and flexible with good working attitude
+ Demonstrate in a proactive and “can-do” attitude
+ High professional standard of integrity and confidentiality
When you join our team:
• We’ll empower you to learn and grow the career you want.
• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.
**Acerca de Manulife y John Hancock**
Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com .
**Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades**
En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente.
Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a [email protected] .
**Modalidades de Trabajo**
Híbrido
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