H&S Administrator

Department: Facilities

Employment Type: Permanent - Full Time

Location: Spain/Madrid

Reporting To: HR Manager Iberia

Misión

Proporcionar apoyo administrativo al Departamento de HS en España.

Mantener actualizados todos los registros existentes, tanto los informes manuales como los actualizados.

Actualización de plataformas de CAE.

Elaboración de diversos informes y estadísticas que sean necesarias.

Asegurar que las instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente y sin interrupciones.

Responsabilidades principales

• Gestionar el buen funcionamiento diario de las instalaciones (oficinas, naves, equipamiento y servicios generales), detectando necesidades de mantenimiento y abriendo las incidencias correspondientes mediante los canales establecidos.
• Realizar el seguimiento completo de las incidencias, coordinando con proveedores internos y externos hasta su resolución y cierre.
• Mantener actualizados los registros de incidencias, actuaciones, presupuestos y proveedores.
• Verificar la calidad y el cumplimiento de plazos en los trabajos realizados.
• Preparar y entregar a las nuevas incorporaciones toda la documentación del “On Boarding Program”, incluyendo manuales de formación e información relacionada con la PRL.

• Coordinar con el servicio de vigilancia de la salud y los trabajadores los reconocimientos médicos iniciales y periódicos anuales de la empresa (Artículo 22 de la Ley 31/1995 de PRL).
• Seguimiento, recopilación y archivo de los certificados de aptitud médica de los trabajadores.
• Gestionar el control, inventario y suministro de los Equipos de Protección Individual (EPI) necesarios para los técnicos de campo (FSE), incluyendo la documentación asociada conforme al Art. 17 de la Ley 31/1995 de PRL.
• Realizar revisiones periódicas del estado de los EPI y conservar la evidencia documental requerida por la normativa vigente.
• Suministro de EPIs y gestión de la documentación generada en el proceso.
• Seguimiento de los cursos de PRL que deben realizar los trabajadores a través de la Glory Academy para su posterior archivo o uso en las plataformas CAE de los clientes.
• Registro como nuevos usuarios en las plataformas CAE de los clientes para cumplir con la obligación legal sobre coordinación de actividades empresariales (Real Decreto 171/2004).
• Mantener actualizadas diariamente las diferentes plataformas para asegurar que el FSE pueda acceder a las instalaciones de los clientes para prestar el servicio requerido.
• Preparación y adaptación de los diferentes modelos de documentación de las plataformas CAE y envío a cada uno de los trabajadores y directores para su firma.

• Recopilación de toda la documentación requerida en cada una de las plataformas CAE de los clientes:
• Certificados de cotización a la Seguridad Social de forma mensual.
• Certificado de descubierto con la Agencia Tributaria de forma semestral o anual.
• Certificado de contratación y vigencia de la Póliza de Responsabilidad Civil de la empresa con periodicidad anual.
• TC1, TC2 e ITA mensuales.
• Otro tipo de certificados requeridos por el cliente (pago de nóminas, carácter no obligatorio del Seguro de Accidentes, etc.).
• Evaluación y planificación de los riesgos del puesto de trabajo.
• Documentación específica de los trabajadores: certificados de formación e información, registros de entrega de EPIs, certificados de aptitud médica, entre otros.

Habilidades y competencias

• Atención al detalle
• Meticulosidad
• Planificación y organización
• Proactividad
• Profesionalidad en el manejo de la información
• Buena comunicación oral y escrita
• Habilidades interpersonales
• Flexibilidad
• Capacidad para gestionar múltiples incidencias de forma simultánea.
• Organización, seguimiento y orientación al cierre de tareas.
• Habilidades de negociación con proveedores.

Educación y experiencia

• Formación Profesional de Grado Superior.
• Se valorarán estudios superiores relacionados con PRL.
• Alto manejo del paquete Office.
• Inglés (nivel básico).

Experiencia:

3 años de experiencia en el puesto.