Office Assistant

Desde Temps, nuestra Área de Executive estamos buscando para una compañía Fintech a un/a Office Assistant para incorporarse en sus oficinas con ubicación en Barcelona centro.

La persona reportará directamente a la HR Manager proporcionando soporte operativo tanto en funciones administrativas de Recursos Humanos como en tareas de Office Assistant . Su rol principal es ser responsable de asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina y de apoyar los procesos administrativos de HR, la gestión documental y la organización de eventos internos. Esta posición es clave para garantizar una buena employee experience a través de una ejecución fiable, organizada y orientada al servicio.

Funciones como Office Assistant:

• Asegurar la organización y el correcto funcionamiento diario de la oficina, incluyendo suministros, nevera, café y material general.
• Gestionar accesos, alarmas y coordinación relacionada con la seguridad de la oficina.
• Coordinar el mantenimiento de la oficina y la relación con proveedores externos.
• Controlar, gestionar y mantener el inventario de material de oficina y equipos IT (portátiles, pantallas, periféricos), en coordinación con el soporte IT externo.
• Gestionar la relación con proveedores relacionados con la oficina (material, catering, mantenimiento, IT).
• Supervisar los inventarios de oficina, incluyendo equipos y merchandising corporativo.
• Actuar como punto de contacto principal para las necesidades operativas de la oficina.

Funciones dentro de Recursos Humanos:

• Gestionar y mantener la documentación administrativa de los empleados en el HRIS.
• Asegurar que la documentación obligatoria de los empleados esté correctamente recopilada, firmada y actualizada (contratos, políticas, consentimientos).
• Gestionar y realizar el seguimiento de ausencias (vacaciones, permisos, bajas) en el sistema de HR.
• Proporcionar soporte administrativo en los procesos de onboarding y offboarding, incluyendo documentación y coordinación con equipos internos.
• Apoyar la gestión administrativa de los beneficios para empleados.
• Colaborar en la organización y coordinación de eventos internos relacionados con HR (afterworks, cenas de empresa, iniciativas de engagement).
• Dar soporte ocasional en procesos de selección, principalmente para perfiles de agentes (tareas administrativas y de coordinación).
• Garantizar la calidad, consistencia y actualización de los datos en los sistemas de HR.

Otras responsabilidades:

• Colaborar estrechamente con los equipos de HR, Finanzas, IT y proveedores externos para asegurar el buen funcionamiento del día a día.
• Apoyar la mejora continua de los procesos administrativos de HR y de gestión de oficina.
• Realizar otras tareas operativas o administrativas alineadas con el alcance del puesto.

Requisitos:

• Estudios de Formación Profesional relacionadas con administración.
• Experiencia de al menos 3 años en un puesto similar.
• Persona responsable, con ganas de incorporarse a un nuevo proyecto.
• Manejo de paquete Office.
• Valorable nivel de inglés B1-B2

Se ofrece:

• Formar parte de una empresa líder en el sector financiero y en un proceso de crecimiento y expansión.
• Contrato indefinido.
• Jornada completa de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 horas. Posibilidad de teletrabajo una vez haya finalizado el período de formación y adaptación al puesto.