Job Description

Office Manager

(m/w/d)

Düsseldorf Startdatum: sofort Referenznummer: 841086/1

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Aufgaben

  • Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Office- und Management-Umfeld
  • Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektrelevanten Aufgaben
  • Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
  • Betreuung und Pflege von Dokumentationen, Verträgen und internen Datenbanken (z. B. SharePoint)
  • Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
  • Unterstützung bei regulatorischen und aufsichtsrechtlichen Reportings (z. B. Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für BaFin, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat)
  • Mitwirkung bei internen Projekten, insbesondere bei Transformations- und Migrationsvorhaben
  • Organisation von Office-Themen wie Infrastruktur, Einkauf und externe Dienstleistersteuerung

    • Profil

  • Berufserfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Tätigkeit
  • Keine Berührungsängste mit IT-Systemen ( Einkaufssysteme)
  • Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke
  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Erfahrung in Terminkoordinationen sowie bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben

    • Benefits

  • Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
  • In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
  • Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner
  • Angenehmes Arbeitsklima

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